2020年9月27日配信
石川和男さんのセミナー
「仕事が速い人のメール術ー信頼度アップのメールの作り方」をオンライン視聴。
石川さんは、建設会社総務経理担当部長・大学講師・セミナー講師、税理士・そして時間管理コンサルタントと、5つの仕事を持っていらっしゃいます（改めて聞いてもやっぱりすごい…）
今回は「ビジネスメール」に焦点を当てた講義となります。
メールは主ではなく従
石川さんはメールを見る時間を決めているそうです。
例：9:00、11:00、15:00、17:00の4回など。
また、集中するためにoutlookの通知も切っておられるとの事。
※緊急のメールはこの限りではないようです。
件名に【緊急】【重要】などをつける事についても統一のルールを作っているそうです。
前挨拶（「お疲れ様です」などの枕詞）について。
部署のリーダーなど、組織の長であれば無理せず勧めても良いとの事です。
ちなみに私は不要だと思いますので、上長にメールする以外は使ってません。
メールで信頼度アップの方法
「ビジネスメールは堅くていい」
会社のメールは誰が見ているか分からないので、親密度をメールで上げる必要はないそうです。
※親密度を上げるのは電話にて。
メールの返信は、24時間以内にすればストレスを感じないというデータがあるそうです。
数時間放置していても、焦らず冷静にメールを返す。
書類の添付忘れがあると更にメールを送らなければならない。
これはよくやりがちなので注意したいと思います。
メールは開いたらすぐ返信するか、返信する日時を決める。
上司の決裁が必要ですぐ返信できない場合は、いつ返信できるかを先方へ連絡する。
その場合はスケジュールに余裕を持つ事がポイント。
余裕を持ったスケジュールにする事により、早く返信できた場合「仕事が速い人」と信頼度アップする。
「お時間ある時に返信を下さい」これはダメなメールです。
送ってしまった時はリマインドで期限を切り、それでも連絡がない場合は電話という段階を踏む。
土日の連絡はしてもいいのか？やめた方がいいのか？
→金曜17:00以降は連絡しない方がいい。ただし、土日を使用しないことにより先方が損するのであれば連絡可。
私は金曜夜から月曜朝まで社用電話とPCはすべて切ってます。
後日メールを返信する際の管理。
石川さんは、「やる事ノート」に書いているとの事。
目の前の業務に集中できないため、頭の片隅に置いておくのは悪手です。
読みやすい文面とは？
①結論は最初にはっきりと！
仕事が速い人の会話は「結論ファースト」、結論を件名に入れてもOK。
長文の場合は、送信する前に見返してどこに結論があるかを確認するのがいいそうです。
上司はまず結論を求める。結論を聞いてから経緯を確認。
②1メール1メッセージの原則
伝えたい要件が複数ある場合は、別のメールとして送る。
異なる要件は別のメールとして送り返す（一つのメールに盛り込まない）
※一つのテーマについて細分化（箇条書き）するのはOK
複数のテーマを送信するのはNG
③表現はシンプルに！
ビジネスメールは読み手が要点をすぐに見つけられるよう簡潔に。
シンプルな文章にするためには、なくても意味が通じる言葉を削る。
可能であれば箇条書きで表現。
例：
✕新製品のメリットは2点あります。1つ目は処理速度が1.5倍になる事で、
2つ目は消費電力が1/2になることです。
〇新商品のメリットは次の2点です。
・処理速度が1.5倍になる
・消費電力が1/2になる。
※頭で読ませるのではなく、目で認識させる。
質疑応答
独断で抜粋します。
Q、メールだと冷たく思われる？
A、どんな冷たい系の文章であっても内容が暖かければいい？
Q、メールのラリーが続いた時どうするか？
A、1メール1メッセージの時はずっとラリーを続ける。話題が変わったら新たに立ち上げる。
Q、敬語を多用すると文が長くなる。
A、過剰な敬語が文章を長くする。敬語の重複が多すぎるのでは？
Q、メールはフォルダー分けしてる？
A、わけていない。優先順位もつけていない。
ビジネス上必ず返さなければならないので、上から順に返信するのが効率良い。
まとめ
「まず結論」と「箇条書き」
相手に伝われなければ意味がないので、シンプルなメールで相手に伝えられるように工夫をしていきます。
また、メールは「仕事」ではなく「手段」なので、手段に振り回されないように仕事を進めていきたいと思います。
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